Weergaven: 92
Ik kreeg het onderstaande bericht van een trouwe lezer van mijn blog.
Hey Wim, ideetje voor een blog. Het NPO bestuur heeft de mond weer vol over digitaliseren vanwege de afname van vrijwilligers. Van denken naar doen duurt daar echter een eeuwigheid. Wat echt een slok op een borrel zou schelen is om een aantal taken concreet te wijzigen of af te schaffen. Twee simpele voorbeelden zijn het afrekenen van vluchten en het schrijven van mandenlijsten. De laatste moeten we wat mij betreft schrappen. De eerste is simpelweg op te lossen door de uitvoering niet bij en via de vereniging te laten lopen maar bij de organiserende instantie. Deze kan dan simpelweg kiezen voor automatische incasso en betaalstaten via de mail. Zo zijn er vast meer simpele taken die tijd kosten en anders kunnen worden uitgevoerd. Wat denk jij?
Maar beginnen met het laatste punt, betreffende de mandenlijsten. Vooral de Nationale Inkorfcentra’s zijn er druk mee. Ik had net mijn voorgaande blog gereed staan over de mandscanner van Benzing. Dit is een mooi voorbeeld hoe het ook anders kan, veel sneller en geen schrijffouten meer.
Het andere punt het innen van de vrachtgelden door de verenigings (vlucht)penningmeester kan inderdaad veel makkelijker.
Ik heb de vraag voorgelegd aan Ai en kreeg het onderstaande antwoord.
Het uitbesteden van de vrachtkosten en toeslagen aan lokale verenigingen is een historisch gegroeid model dat rust op de juridische en logistieke structuur van de Nederlandse duivensport (NPO). De afdelingen kiezen hier hoofdzakelijk voor vanwege risicospreiding, administratieve ontlasting en de directe controle op de inkorving door de verenigingen zelf.
Hieronder krijgt u een overzicht van de redenen achter dit huidige systeem en hoe een moderner, gecentraliseerd alternatief eruit zou kunnen zien.
Waarom afdelingen het nu uitbesteden
• Juridische structuur: De afdelingen hebben vaak geen rechtstreekse financiële relatie met de individuele liefhebber. De liefhebber is lid van de vereniging, en de vereniging is lid van de afdeling. De vereniging is daardoor juridisch en financieel het eerste aanspreekpunt.
Risicospreiding (Debiteurenbeheer): Als een individuele liefhebber zijn rekeningen niet betaalt, ligt het financiële risico bij de vereniging en niet bij de afdeling. De vereniging kent haar leden persoonlijk en kan makkelijker achter achterstallige betalingen aan.
Controle aan de bron: De vereniging registreert bij het inkorven exact hoeveel duiven een liefhebber meegeeft. Omdat zij de fysieke controle uitvoeren, koppelt het systeem de administratie en de directe betaling logischerwijs aan de vereniging.
───
Hoe het veel makkelijker en centraler kan
Het handmatige werk voor verenigingen is inderdaad niet meer van deze tijd. Met de huidige digitale systemen (zoals de elektronische constateersystemen en centrale cloud-databases) kan dit proces volledig worden gecentraliseerd.
Oude en Nieuwe situatie:
Oud: Huidige situatie via vereniging
Nieuw: Gecentraliseerd digitaal alternatief
Data-invoer
Oud: Vereniging krijgt de betaalstaten aangeleverd via de afdeling.
Nieuw: Elektronische inkorfdata streamt direct van de klok naar de centrale afdelingsdatabase. (of NPO database)
Facturatie
Oud: Penningmeester van de vereniging maakt individuele nota’s of incasseert contant. (Betaalstaat)
Nieuw: De afdeling (of een centraal platform) genereert automatisch een factuur/betaalstaat per liefhebber.
Betaling
Oud: Leden betalen per bank of contant aan de club; de club betaalt de afdeling.
Nieuw: Automatische incasso (badr/Stripe) of iDEAL-betaallinks rechtstreeks naar de afdeling.
Wat houdt de vernieuwing tegen?
De techniek om dit te automatiseren is er al. De grootste drempels zijn vaak verouderde statuten en reglementen, de angst bij afdelingen voor het mislopen van geld (wanbetalers), en de investeringskosten voor een eenduidig landelijk softwareplatform. Toch zou een centrale automatische incasso per liefhebber de honderden vrijwillige clubpenningmeesters direct ontlasten.
Advies voor het NPO bestuur:
Vrijwilligers zijn de motor van de duivensport, maar hun tijd is schaars. Als de NPO de sport toekomstbestendig wil houden, moet het bestuur het gaan zien als een ‘vrijwilligers-behoud-project’. Door administratieve ballast zoals mandenlijsten en vrachtgeld-notities centraal te automatiseren, blijft de sport leuk en behoudt de NPO haar cruciale krachten op lokaal niveau.
Ik ben zeer benieuwd hoe lang de vluchtpenningmeesters van de verenigingen nog het geld van hun leden voor de afdelingen moeten gaan innen. Het zou echt een positief verbeterpunt zijn van de nieuwe afdelingen als deze dat zelf gaan doen.
De software is er reeds, deze gaat zover dat het de afdelingen veel werk bespaart. Zie het onderstaande.
Waar zit de échte tijdwinst? (De checklist)
Welke software je ook kiest, zorg ervoor dat deze beschikt over de volgende automatische functies:
Automatische pre-notification: De software moet automatisch 2 tot 3 dagen vóór de incasso een mail sturen naar het lid: “Beste [Naam], aanstaande vrijdag incasseren wij € [Bedrag] voor deze week.” Dit is wettelijk verplicht en voorkomt dat leden de betaling verrast terugboeken.
iDEAL-vangnet: Zorg dat de software bij een mislukte incasso (storno) direct een mail stuurt met een iDEAL-betaallink. Ruim 60% van de mensen betaalt zo’n link alsnog handmatig binnen 24 uur.
Slimme Retry-functie: Sommige software (zoals Stripe of Twikey) probeert een mislukte incasso automatisch na 3 of 5 dagen nog een keer, bijvoorbeeld vlak na de 24e van de maand als de salarissen zijn gestort.